De 4 C's: content check voor je onboarding programma

Als je vaker gegoogled op onboarding hebt ben je dit model waarschijnlijk al eens tegengekomen. Tayla Bauer presenteerde in 2010 vier bouwstenen die volgens haar de basis vormen van een succesvol onboarding programmma, de 4 C's:

• Compliance

• Clarification

• Culture

• Connection

De vierde C – Connection (verbinding) is wat mij betreft nummer 1. Iedereen is anders, toch zijn er maar weinig mensen die blij worden van een sociaal isolement. Sinds de corona-crisis beseffen we dat met z’n allen meer dan ooit. In sommige teams ontstaat verbinding meestal als vanzelf. Toch kan je hier beter niet vanuit gaan en vraagt dit eigenlijk altijd om speciale aandacht. Je krijgt in je werk veel vooral elkaar via je netwerk. Noodzakelijke informatie die je zelf niet ter beschikking hebt, een heads-up over een belangrijk besluit dat eraan zit te komen en dat jouw werk raakt, een toevallig lunchgesprek dat je op nieuwe ideeën brengt of een collega die in 1 minuut iets in Excel voor je kan fixen waar je zelf anders tenminste 2 uur aan kwijt was geweest. Allemaal door de mensen die je kent. Tip 1: help je nieuwe medewerker op weg met twee soorten netwerken. Ten eerste een functioneel netwerk van horizontale en verticale connecties die werkinhoudelijk relevant zijn. Stel je nieuwe medewerker voor aan jullie directeur of aan en expert binnen een afdeling of partnerbedrijf waar jullie veel mee samenwerken. Denk daarnaast ook aan een informeel netwerk van collega’s die het werkplezier vergroten en het werk kunnen verrijken met creatieve invalshoeken.

Ook de waarde van de tweede C – Clarification (verduidelijking) kun je bijna niet overschatten. Vooral als het gaat over duidelijkheid in rollen en verantwoordelijkheden. Een nieuwe medewerker wil weten wat er van hem verwacht wordt, wanneer het goed is en wat hij mag verwachten van zijn manager en andere collega’s. Van de tientallen nieuwe medewerkers die ik bij verschillende organisaties feedback heb gevraagd op hun onboarding periode, is dit één van de meest genoemde punten waarop het misgaat. Rolverduidelijking begint al tijdens de sollicitatieprocedure. Hier is het belangrijk dat je een realistisch beeld schept van de rol die een nieuwe medewerker gaat invullen. Als hier een grote mismatch is met de praktijk, groeit de kans dat je een nieuwe medewerker al snel weer kwijt bent. Ook daarna, op de eerste werkdag en tijdens de gehele onboarding periode is het belangrijk om wederzijdse verwachtingen te blijven uitspreken. Daarom Tip 3: blijf in gesprek over rollen en verantwoordelijkheden.

De eerste C - Compliance (beleid en regels) valt onder de basishygiëne van je onboarding programma. Je hebt het zeker nodig, maar je wint er niet de wedstrijd mee. Ik ben weleens op een introductiedag geweest waar een groot deel van de dag de één na de andere presentatie over het beleid en de processen van de organisatie over ons werden uitgestort. Tip 2: doe dat niet. Dit type informatie kun je het best aanbieden op papier, of (liever nog) op een pagina op jullie intranet waar iemand altijd naar terug kan wanneer hij wil weten hoe het ook alweer zat. Uiteraard kun je de belangrijke thema’s extra aandacht geven – zoals bijvoorbeeld omgaan met de privacy van klanten en medewerkers – maar kies hiervoor een passende manier. Bijvoorbeeld in een één-op-één gesprek met de manager, of in een interactieve werkvorm op de introductiedag.

En dan Culture. ‘Cultuur’ krijgt steeds meer aandacht in organisaties en dus ook in onboarding programma’s. Dat is boeiend én lastig. Want wat is cultuur? Ik heb als bachelor culturele antropologie gestudeerd en als me daardoor iets duidelijk is geworden, is het dat cultuur complex is. De definitie van cultuur die mij het meest aanspreekt is dat het gaat over een interpersoonlijk systeem van betekenisgeving: cultuur maak je samen. Al is het complex, toch lukt het sommige organisaties een heel duidelijke en inspirerende bedrijfscultuur neer te zetten. Dit zijn bijna altijd organisaties met sterk visionair leiderschap, heldere waarden die overal in terugkomen en sterke sociale verbindingen. Maar cultuur is overal, ook in organisaties die hier geen duidelijke visie voor hebben. Het (her)kennen van die cultuur helpt een nieuwe medewerker om succesvol te zijn. De laatste tip: introduceer je nieuwe collega in de uitgesproken én onuitgesproken waarden, gedragsregels en omgangsvormen. Een goede manier om dit te doen is via een persoonlijke buddy!

Gerelateerd:

Onboarding basiskennis: wat je in elk geval moet weten over onboarding

---

Je las een blog van mij – Mariska Karssemakers

Vaker dit soort blogs lezen? Meld je dan hier aan voor mijn updates. Als bonus ontvang je een gratis download met tips om nieuwe medewerkers op afstand in te werken.

Over mij

Naast blogs over onboarding help ik HR professionals en hun organisaties om hun onboarding programma op te zetten of te verbeteren.

Zodat nieuwe medewerkers sneller productief zijn, verloop in de eerste twee jaar vermindert en het instroomproces in één keer goed gaat.

Dit kan ik voor je doen:

• 100 dagen onboarding challenge: met mijn concept en persoonlijke begeleiding bouw je binnen 100 dagen een onboarding programma dat staat als een huis.

• Hands-on expert advies: waar jij vastloopt, stap ik in om het op te lossen. Met een eenmalig Skype consult tot een volledig programma – van strategie tot uitvoer. Op maat.

• Online onboarding journey: samen ontwerpen we een warm welkom op afstand, met een digitale onboarding gids, e-mail flow, gekoppelde online onboarding omgeving en/of een online onboarding event.