De emotionele rollercoaster van een nieuwe medewerker
Bijgewerkt op: 16 jul. 2020
Starten met een nieuwe baan is een emotionele rollercoaster formaat Goliath. Jouw nieuwe medewerker heeft zijn bekende collega’s, bedrijfsrestaurant en sluiproutes-om-de-file-te-vermijden opgegeven om een nieuw avontuur aan te gaan bij jouw organisatie. Dat brengt een hoop verwachtingen en emoties met zich mee, waar je met je onboarding programma op in kunt spelen. Daarvan krijg je blije medewerkers en van blije medewerkers krijg je blije klanten. Althans, dat is de gedachtegang die je tegenkomt in de meeste teksten over de employee experience. Niet voor niets: schoenverkoper Zappos [1] is hier bijvoorbeeld groot mee geworden. Nieuwe medewerkers met een positieve onboarding ervaring blijven langer [2], zijn sneller effectief in hun werk en worden een ambassadeur van jouw werkgeversmerk.
In the industrial age, employers keeping workers happy wasn’t a top priority. In the millennial age, however, it has become essential. - Julianna Young, Zappos
Creëer een totaalbeleving
Wat betekent dit voor hoe je het onboarding proces inricht? Vergelijk het met de onboarding op een vlucht.. Daar gaat het om een totaalbeleving van alles wat er gebeurt, vanaf het moment dat jij je ticket koopt totdat je gesetteld bent en boven de wolken vliegt. Goede informatie vooraf, inspirerende plaatjes van je reisbestemming, duidelijkheid over waar je hoe laat moet zijn, een vriendelijke glimlach van het personeel, een vertrektijd volgens planning en een service die aan de vooraf geschetste verwachtingen voldoet. Of - beter nog - die overtreft! Dat is de beleving die je met een goed doordachte onboarding wilt creëren voor je nieuwe medewerkers.
Een nieuwe baan is een belangrijke levensgebeurtenis
Net als bij een vlucht is het bij de onboarding van een nieuwe collega goed om na te denken over de begeleiding tijdens de hele ‘reis’. Die begint op het moment dat iemand “ja” zegt tegen jouw bedrijf en duurt om en nabij de 100 dagen. Het is een emotionele reis, want een nieuwe baan is een belangrijke levensgebeurtenis die vaak met stress gepaard gaat. Ook als iemand het ervaart als een positieve verandering. Hieronder heb ik de emotionele reis geschetst die een nieuwe medewerker kan doormaken [3]. De aanvankelijke triomf van een nieuwe baan, kan even wankelen door gevoelens van nostalgie bij het afscheid van oude collega’s. Na het eerste enthousiasme van een nieuwe uitdaging kunnen verveling, niet gerealiseerde verwachtingen of verbazing over de organisatiecultuur voor twijfels zorgen. Dat zijn natuurlijke gevoelens die je niet moet willen onderdrukken, maar waar je wel op in kunt spelen.
Betekenisvolle momenten
Hoewel niet elke medewerker hetzelfde proces doormaakt, zijn er een aantal betekenisvolle momenten waarbij een beetje extra aandacht nooit kwaad kan. Bijvoorbeeld het tekenen van het contract (gefeliciteerd!), de voorbereiding op de eerste werkdag en de uitbetaling van het eerste salaris. Hoe doe je dat? Er is niet zoiets als een one size fits all onboarding programma. Wel zijn er een aantal vaste bouwstenen die bijdragen aan een positieve ervaring in elke fase:
1. Persoonlijk contact Voor, op en na de eerste werkdag. Houd contact in de periode tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag. Zo neem je onzekerheden weg en kun je je nieuwe collega vast bij het team betrekken. Zorg voor een persoonlijk ontvangst en een voorstelrondje op de eerste werkdag. Ook na de eerste werkdag blijft persoonlijke aandacht belangrijk. De manager speelt hier een belangrijke rol in, maar hoeft dit niet alleen te doen. Betrek het team erbij en wijs iemand aan als buddy of mentor, om de nieuwe collega in het werk en in de informele cultuur wegwijs te maken. 2. Heldere communicatie over verwachtingen Wat voor jou vanzelfsprekend is, hoeft dat voor je nieuwe collega niet te zijn. Met de functieomschrijving en een paar sollicitatiegesprekken heb je hem enthousiast gemaakt voor de nieuwe baan. De eerste maand is vervolgens een wederzijdse proefperiode. De vraag ‘Heb ik de juiste beslissing gemaakt?’ spookt door het hoofd van je nieuwe collega. Elke positieve of negatieve ervaring in de eerste weken en maanden draagt bij aan die beoordeling. Door helder te communiceren over wederzijdse verwachtingen, creëer je duidelijkheid en kun je bijsturen waar dat nodig is. Geef ook ruimte om eventuele teleurstellingen te bespreken en zoek samen naar oplossingen.
3. Zinvol werk vanaf het begin Jouw nieuwe medewerker is waarschijnlijk vol motivatie en enthousiasme om aan een nieuwe uitdaging te beginnen en te laten zien wat hij waard is. Bij die energie kun je aansluiten door een nieuwe medewerker te helpen om snel eerste successen te boeken. Met een afgebakende opdracht die direct waarde toevoegt voor het team. Daarbij is het zoeken naar een goede balans tussen uitdaging creëren en ruimte geven om in te lezen, training te volgen en met collega’s mee te lopen. Ook hier is een goede onderlinge afstemming de sleutel!
4. Toegang tot belangrijke informatie Het woord ‘onboarding’ wordt ook vaak gebruikt voor het proces om gebruikers kennis te laten maken met een app. Je kent het wel – de eerste keer dat je een nieuwe app opent, wordt je stap voor stap door alle mogelijkheden heen geleid en krijg je antwoorden op alle vragen die je dan waarschijnlijk hebt. Het is ontzettend waardevol om iets soortgeliijks voor je nieuwe medewerker te maken. Ga na welke vragen nieuwe medewerkers hebben en welke hobbels ze tegenkomen. Op basis daarvan kun je een overzicht maken van alle belangrijke informatie, antwoorden op veel gestelde vragen en links naar veel gebruikte systemen.
5. Vlekkeloos administratief proces Op veel plekken is dit de bottleneck, maar het is echt belangrijk om dit goed te regelen! Je verdiepen in de krochten van het administratieve proces klinkt misschien minder aantrekkelijk dan creatief uitpakken met een welkomstpakket. Toch heeft je nieuwe collega er waarschijnlijk meer aan om op tijd zijn eerste salaris te ontvangen, dan om een bloemetje krijgen (hoe leuk ook). Achter die paarse krokodillen aan dus!
[1] Julianna Young, Zappos
[2] Lauren Pope, Learning Hub
[3] Geïnspireerd door de acculturatie curve van Hofstede en de Kübler-Ross curve voor omgaan met verandering
Gerelateerde blogs:
Je las een blog van mij – Mariska Karssemakers
Vaker dit soort blogs lezen? Meld je dan hier aan voor mijn updates. Als bonus ontvang je een gratis download met tips om nieuwe medewerkers op afstand in te werken.
Naast blogs over onboarding help ik HR professionals en hun organisaties om hun onboarding programma op te zetten of te verbeteren.
Zodat nieuwe medewerkers sneller productief zijn, verloop in de eerste twee jaar vermindert en het instroomproces in één keer goed gaat.
Dit kan ik voor je doen:
100 dagen onboarding challenge: met mijn concept en persoonlijke begeleiding bouw je binnen 100 dagen een onboarding programma dat staat als een huis.
Hands-on expert advies: waar jij vastloopt, stap ik in om het op te lossen. Met een eenmalig Skype consult tot een volledig programma – van strategie tot uitvoer. Op maat.
Online onboarding journey: samen ontwerpen we een warm welkom op afstand, met een digitale onboarding gids, e-mail flow, gekoppelde online onboarding omgeving en/of een online onboarding event.
