Online onboarding. Zo maak je het interactief.
Bijgewerkt op: 16 jul. 2020
In mijn eerste baan maakte ik kennis met telefonisch vergaderen vanuit huis. Als ik 's ochtends soms nog in mijn pyjama zat te vergaderen, vroeg ik me af of mensen dat aan mijn stem konden horen. Inmiddels ben ik, en de rest van de wereld druk aan het videobellen en kleed ik me toch maar even om. Leuk zo’n kijkje in de keuken, woonkamer of achtertuin van je gesprekspartners. Ondanks de afstand toch heel persoonlijk… Dat persoonlijke contact wil je ook creëren als je onboarding online gaat doen. Een actuele uitdaging, nu fysiek bij elkaar komen niet vanzelfsprekend is. Online interactie krijg je niet vanzelf. Om inspiratie op te doen ging ik in gesprek met Marieke van den Ende, verantwoordelijk voor de onboarding van Randstad Groep, en Janneke Hart, trainingsacteur en trainer bij Ingrid+ Academy.
Kansen om te leren
Randstad Groep had de onboarding van nieuwe operationeel medewerkers goed voor elkaar. Naast zeven trainingsdagen in de eerste drie maanden, voeren zij in zes sprints opdrachten uit op de werkplek via een online tool. Een mooie on- & offline combinatie. Nu is de werkplek thuis en zijn ‘live’ trainingsdagen even geen optie. Probleem of kans? Marieke: “Door de corona-maatregelen kunnen veel van onze activiteiten niet doorgaan zoals we gewend waren. Maar wij richten ons vooral op: wat kunnen we wel? In deze tijd wordt ineens extra zichtbaar waar wij als team voor staan. We zijn er altijd op gericht hoe we het samen beter kunnen maken voor onze klanten en collega’s. Juist nu is er veel daadkracht en oplossingsgerichtheid. Ik ben enorm positief verrast door de trainers. Heel snel is het hele programma omgebouwd naar online, via bekende tools. Niet gelijk de ideale situatie, maar er stond wel wat.”
Van sommige dingen leren we per ongeluk dat ze online ook goed werken – Marieke
Gedwongen omschakelen naar online biedt ook kansen om te leren. “Een vast onderdeel van ons onboarding programma is het ‘Development Center’ waarin lastige gesprekken worden geoefend met trainingsacteurs. We hebben besloten dit gewoon online te gaan proberen en het werkt heel goed. Zonder corona hadden we nooit bedacht om dit uit te gaan proberen. Als we per ongeluk leren dat dingen goed werken, dan kunnen we daarmee verder bouwen.”
Online contact maken
Er zijn tools genoeg om online te vergaderen of les te geven, toch is het maken van een interactieve online training of event een uitdaging. Janneke Hart, trainingsacteur en trainer bij Ingrid+ Academy, heeft inmiddels heel wat online trainingervaring opgedaan en kent de uitdagingen. “In een online setting heb je geen echt oogcontact: als je zelf praat kijk je in de camera en als een ander praat naar het scherm. Zo kijk je iedere keer net schuin langs elkaar heen. Je ervaart minder contact en dat is vermoeiend. Elkaar in de ogen kijken zorgt voor empathie en dat ervaar je dus minder online. Er gebeurt dan iets met de spiegelneuronen in onze hersenen, waardoor we minder goed in staat zijn ons inde ander te verplaatsen.”
Als we elkaar niet in de ogen kijken, ervaren minder contact – Janneke
Daarnaast heb je natuurlijk nog de clichés van een slechte verbinding, iemand die een zak chips zit te eten en niet op mute staat of juist praat zonder zijn microfoon aan te zetten. Uitdagingen genoeg… maar geen paniek: Janneke heeft een aantal tips waarmee je kunt zorgen voor meer verbinding en energie in je online training of onboarding event:
Variatie Online is het nog belangrijker dan anders om te variëren. Probeer melodieus te praten, neem een actieve houding aan, ga ook eens staan en let op je gezichtsuitdrukking. “Ik heb een papiertje met een smiley op mijn laptop geplakt, zodat ik niet vergeet te lachen :)”
Check-in Nodig mensen aan het begin van de sessie altijd uit om zich te laten horen of zien, zodat de drempel om iets te zeggen kleiner wordt. “Met een kleine groep kan dit met een open check-in vraag. Met grotere groepen doe ik dat met stellingen. Mensen kunnen dan laten zien in hoeverre ze het ermee eens zijn door hun hand onder (oneens) of boven (eens) in het scherm voor de camera te houden. Bij een aantal mensen vraag ik dan om een toelichting.
Heldere spelregels Wat ook belangrijk is, zijn heel heldere spelregels aan het begin – iedereen op mute, hoe kun je je ‘hand opsteken’ als je iets wilt zeggen of vragen? Het helpt als mensen weten waar ze aan toe zijn. “Ik doe elk uur even een offline moment waarin ze zelf aan een opdracht werken.”
Vragen & stiltes “Om interactie te stimuleren stel ik vaak open vragen zonder beurten te geven. Dan gaan mensen wachten op hun beurt. Bij grotere groepen werkt beurten geven wel beter.” Ook stiltes zijn belangrijk om mensen verwerkingstijd te geven.
Subgroepen Wat ook goed werkt is kleine groepjes maken, die je aan een opdracht laten werken die ze daarna in de grote groep presenteren. Of in tweetallen oefenen met een rollenspel.
Energizers
Last but not least.. maak het leuk! Een warming up of energizer tussendoor zorgt voor frisse energie en nieuwe concentratie. Online zijn allerlei tips en werkvormen te vinden, bijvoorbeeld van Mural. Deze vind ik het leukst:
Team tour: laat iedereen met de webcam een korte tour geven van de ruimte.
Teken elkaar: maak koppels en laat die elkaar natekenen. Leuke introductie als nog niet iedereen elkaar kent
Shape up: een echte samenwerkingsopdracht. Laat de deelnemers proberen met elkaar één vorm uit te beelden in jouw gallery view en maak er dan een screenshot van.
Virtuele hints: laat één persoon voor iemand anders iets bedenken om uit te beelden. De rest van de deelnemers moet raden.
Genoeg inspiratie om een energieslopend online event om te buigen naar een inspirerende bijeenkomst op afstand. Veel succes!
Bronnen:
Mural: Online Warm Ups & Energizers
Medium: Online Workshop Framework
Misschien vind je dit ook interessant::
Je las een blog van mij – Mariska Karssemakers
Vaker dit soort blogs lezen? Meld je dan hier aan voor mijn updates. Als bonus ontvang je een gratis download met tips om nieuwe medewerkers op afstand in te werken.
Naast blogs over onboarding help ik HR professionals en hun organisaties om hun onboarding programma op te zetten of te verbeteren.
Zodat nieuwe medewerkers sneller productief zijn, verloop in de eerste twee jaar vermindert en het instroomproces in één keer goed gaat.
Dit kan ik voor je doen:
100 dagen onboarding challenge: met mijn concept en persoonlijke begeleiding bouw je binnen 100 dagen een onboarding programma dat staat als een huis.
Hands-on expert advies: waar jij vastloopt, stap ik in om het op te lossen. Met een eenmalig Skype consult tot een volledig programma – van strategie tot uitvoer. Op maat.
Online onboarding journey: samen ontwerpen we een warm welkom op afstand, met een digitale onboarding gids, e-mail flow, gekoppelde online onboarding omgeving en/of een online onboarding event.
Comments